Nieuwe ontruimingsplattegronden voor Stichting Carmelcollege

Samen slimmer werken. Onder dat motto intensiveerden het bestuursbureau van Stichting Carmelcollege en de 54 aangesloten scholen onlangs hun onderlinge samenwerking. Het doel: scholen ontzorgen door processen lean in te richten. Ook het tekeningenbeheer werd daarbij slimmer en efficiënter vormgegeven. “PeoplePower heeft de kwaliteit van onze tekeningen enorm verbeterd en het beheer ervan sterk vereenvoudigd”, blikken beleidsmedewerker Marga Moes en teamleider Alphons Bakker terug.

Langdurige relatie

Stichting Carmelcollege en PeoplePower zijn geen onbekenden van elkaar. “PeoplePower verzorgt al jarenlang het tekeningenbeheer van Stichting Carmelcollege”, aldus projectmanager Marnix Leune. De veiligheidstekeningen en ontruimingsplattegronden bracht de stichting tot voor kort echter bij een andere partij onder. “Dat bleek niet altijd even efficiënt”, herinnert Marga zich. “Het up-to-date houden van de tekeningen was complex en omslachtig. Bouwkundige wijzigingen hebben ook consequenties voor de veiligheidstekeningen en de ontruimingsplattegronden, dus als er bouwkundig iets veranderde, moesten we dat ook altijd in twee verschillende systemen aanpassen.”

Processen lean inrichten

Enkele jaren geleden zette Stichting Carmelcollege een nieuwe koers in. “Vanuit onze toenmalige, decentrale aanpak zijn we processen gaan centraliseren, optimaliseren en standaardiseren. Dat werkt perfect: we maken nu beleid vanuit één centraal punt. Dit helpt ons enorm om onze processen lean in te richten en scholen te ontzorgen, zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun missie: een veilige en inspirerende leeromgeving bieden aan onze leerlingen. Om scholen daarbij te helpen, hebben we ook de manier waarop we onze tekeningen beheren eens kritisch tegen het licht gehouden. Toen kwamen we tot de conclusie dat daar zowel in het proces als in de kwaliteit nog veel winst te behalen viel”, vertelt Marga.

Positieve ontwikkelingen

Als teamleider facilitair op Het Hooghuis, één van de dertien instellingen binnen de stichting, herkent Alphons zich in de situatie die Marga schetst. “Tot voor kort zorgde iedere school voor z’n eigen ontruimingsplattegrond. Daar zaten de nodige haken en ogen aan. Zo was er bijvoorbeeld geen eenduidigheid in de opbouw van de tekeningen. Ook voldeden niet alle tekeningen aan de wettelijke eisen. En dat terwijl het zo belangrijk is dat dit alles goed geregeld is! Daarom ben ik blij dat er de laatste tijd zoveel positieve ontwikkelingen zijn binnen de organisatie. Vergeleken met vroeger is de afstemming tussen het bestuursbureau en de scholen significant verbeterd. Dat werpt z’n vruchten af.”

Alle tekeningen in één systeem

“Eén van die positieve ontwikkelingen is dat PeoplePower nu ook onze veiligheidstekeningen en ontruimingsplattegronden beheert. Ons volledige tekeningenbeheer is nu mooi overzichtelijk bij één gespecialiseerde partij en in één integraal systeem ondergebracht”, vervolgt Alphons. “PeoplePower heeft per locatie alle ontruimingsplattegronden gedigitaliseerd in AutoCAD en deze beschikbaar gesteld in AsBuilt. Als er dingen veranderen, kunnen we in AsBuilt heel eenvoudig zelf annotaties maken. PeoplePower voert deze wijzigingen vervolgens door in de tekeningen en daarna hebben wij alles weer up-to-date. Het kost ons nu veel minder tijd en moeite om de tekeningen actueel te houden”, vult Marga hem aan.

Werken vanuit een solide basis

Alphons en Marga zijn enthousiast over de voordelen van één centraal systeem. Marga: “We merken we dat we veel efficiënter werken. Dat is ook het resultaat van een goed doordachte aanpak. Eerst hebben we gezorgd dat alle bouwkundige tekeningen op orde zijn. Op die manier hebben we een solide basis gelegd. Dat heeft eenmalig best even de nodige tijd en energie gekost, maar het is wel een cruciale voorwaarde om de kwaliteit van de veiligheidstekeningen en ontruimingsplattegronden te waarborgen. Vergelijk het met de investering die je doet in de fundering van een huis: alleen met een basis die op orde is, heb je een goed fundament om het huis verder uit te kunnen bouwen.”

Bijna 1.000 ontruimingsplattegronden gedigitaliseerd

“Om die basis goed op orde te hebben, hebben we bij het digitaliseren van de plattegronden gelijk gezorgd dat de opmaak en de vormgeving aan de NEN-normen voldoen”, legt Marnix uit. “In totaal hebben we voor alle scholen bij elkaar bijna 1.000 ontruimingsplattegronden gedigitaliseerd. Al die tekeningen hebben nu één uniforme uitstraling. Dat alle tekeningen nu in één applicatie staan, heeft ook als voordeel dat je informatie aan elkaar kunt linken. Als er bouwkundige wijzigingen zijn, wordt dat gelijk in de ontruimingsplattegrond bijgewerkt. Met één bouwkundige onderlegger kunnen we alle tekeningen eenvoudig up-to-date houden: van veiligheidstekeningen tot installatietekeningen van de E- en W-installaties.”

Gezamenlijke visie

Alphons, die zich ook in zijn vrije tijd actief bezighoudt met veiligheid en zich onder andere inzet voor de Reddingsbrigade en de Nationale Reddingsvloot, heeft een duidelijke visie als het om veiligheid gaat. “Als er iets aan de hand is, is het de eerste vereiste dat je ontruimingsplattegronden op orde zijn. Daar wil je geen concessies in doen. Het is heel fijn hoe deskundig en betrokken PeoplePower daarin meedenkt. Ze begrijpen dat ontruimingsplattegronden alleen hoogstnoodzakelijke informatie moeten bevatten die je in geval van nood moet weten. Less is more. Als elke seconde telt, wil je in één oogopslag weten wat je moet doen, zonder dat je daarvoor een hele tekening moet ontrafelen. Het werkt prettig om vanuit zo’n gezamenlijke visie aan dit project te werken.”

It takes three to tango

Ook Marga is blij met de expertise van PeoplePower. “PeoplePower heeft veel deskundigheid in huis als het om wet- en regelgeving gaat, maar zorgt daarnaast ook voor een onderhoudsvriendelijk systeem waarin we vlot en accuraat kunnen schakelen. Zo is er een mooie samenwerking ontstaan tussen het bestuursbureau, de scholen en PeoplePower. We hebben een duidelijke rolverdeling en het is mooi om te zien hoe iedereen op elkaar is ingespeeld. In ons geval zou je kunnen zeggen: it takes three to tango. Dankzij het systeem van PeoplePower zijn we erin geslaagd om onze scholen te ontzorgen, waardoor zij zich weer kunnen focussen op wat er echt toe doet: goed, veilig en inspirerend onderwijs bieden aan onze leerlingen.”