Ons tekeningenbeheer uitbesteden, dat idee moest hier wel even landen…

“Ons tekeningenbeheer uitbesteden, dat idee moest hier wel even landen…” Wouter de Haan, hoofd Facility Management bij Deltares, windt er geen doekjes om. “Desondanks wordt PeoplePower hier al vanaf dag één met open armen ontvangen”, voegt hij er meteen aan toe. PeoplePower verzorgt het volledige tekeningenbeheer voor het toegepaste kennisinstituut in Delft, dat werkt aan innovatieve oplossingen op het gebied van water en ondergrond, sinds 2022. In dat jaar ging de voormalige technisch tekenaar van Deltares na een dienstverband van zo’n 25 jaar met pensioen. “We hebben aan PeoplePower een professionele partner, die alle capaciteiten in huis heeft om ons goed te begeleiden en waarmee we fijn kunnen samenwerken.”

Eén is geen

De pensionering van de vorige tekenaar zette Deltares aan het denken over zijn opvolging. “We stonden voor de keuze: blijven we het zelf doen of gaan we het uitbesteden?”, vertelt Wouter. “Een tekenaar intern heeft natuurlijk voordelen. Tegelijk merkten we ook: één is eigenlijk geen. Als onze tekenaar ziek, met vakantie of om een andere reden afwezig was, waren we gelijk onthand. Vanuit mijn vorige baan had ik al goede ervaringen met het uitbesteden van je tekeningenbeheer.”

Goed gevoel

Uiteindelijk besloot Deltares om het tekeningenbeheer toch uit te besteden, aldus Wouter. Daarbij maakte Deltares goed gebruik van de jarenlange ervaring van de toenmalige tekenaar. “Samen met onze vorige tekenaar hebben we onze wensen in kaart gebracht en een Programma van Eisen opgesteld. Voor mij was het vooral erg belangrijk dat hij een goed gevoel bij de nieuwe partij moest hebben. Door de jaren heen was ons tekeningenbeheer per slot van rekening toch een beetje zijn ‘kindje’ geworden. Van de zes partijen die aan de aanbesteding meededen, hadden we dat goede gevoel bij PeoplePower. Zij staken er voor ons met kop en schouders bovenuit.”

Gestroomlijnde overdracht

Dat goede gevoel heeft PeoplePower alleen maar bevestigd, vertelt Wouter. Hij ervaart de onderlinge samenwerking al vanaf het begin als heel positief. “PeoplePower heeft gezorgd voor een soepele overdracht. Ze hebben echt de tijd en de moeite genomen om het hele proces van de overdracht goed gestroomlijnd te laten verlopen, om te zorgen dat er niets tussen wal en schip valt. Dat verdient zeker een compliment, want ze kwamen hier niet in een gespreid bedje terecht. Er waren bijvoorbeeld nog tekeningen die al ruim 50 jaar oud zijn. Die zijn in een grijs verleden gemaakt met de middelen die toen beschikbaar waren. Door de jaren heen zijn veel gebouwen ingrijpend veranderd, maar omdat de middelen in die tijd veel beperkter waren, zijn die veranderingen niet allemaal even goed in de tekeningen doorgevoerd.”

Frisse blik

De frisse blik waarmee PeoplePower naar tekeningenbeheer kijkt, is één van de dingen die Wouter waardeert in PeoplePower. “Dankzij de online portal AsBuilt zijn de tekeningen voor ons veel toegankelijker geworden. Als facility manager hoef ik niet via allerlei omwegen toegang te vragen, maar kan ik tekeningen heel eenvoudig inzien door simpelweg online in te loggen. Vervolgens kan ik de informatie die ik zoek ook veel sneller vinden dan voorheen. Die eenvoud en die snelheid, dat werkt optimaal! Wat me ook erg aanspreekt, is hoe doortastend PeoplePower te werk gaat. Als er grote wijzigingen zijn, zorgt PeoplePower dat de bouwkundige onderlegger gelijk wordt geactualiseerd. Ook kleine revisiewerkzaamheden worden zoveel mogelijk direct verwerkt. Zo blijven alle tekeningen steeds actueel. Dat scheelt ons veel tijd en gedoe en is voor ons veel waard.”

Expertise als meerwaarde

Ook de brede expertise van PeoplePower blijkt voor Deltares erg waardevol, merkt Wouter. “Een mooi voorbeeld daarvan is het handboek met tekeningvoorschriften, dat PeoplePower heeft opgesteld voor de bouw van ons nieuwe laboratorium op de campus in Delft. In dit handboek staan alle richtlijnen waaraan de tekeningen van de aannemer moeten voldoen om de kwaliteit te waarborgen. PeoplePower heeft namens ons het contact met de aannemer en houdt scherp in de gaten dat die zich aan de voorschriften houdt. In zulke situaties merk je hoeveel kennis PeoplePower van gebouwtekeningen heeft. Dat is voor Deltares echt een meerwaarde.”

Hechte verbondenheid

Hoewel PeoplePower als externe partij strikt genomen losstaat van Deltares, ziet Wouter hoe er al vanaf het begin een hechte verbondenheid is ontstaan. “Het was mooi om te zien hoe natuurlijk PeoplePower vanaf de eerste dag integreerde in onze organisatie. Sindsdien is PeoplePower echt onderdeel geworden van de club. Onze medewerkers zien de toegevoegde waarde die PeoplePower biedt, maar zijn ook enthousiast over de betrokkenheid waarmee PeoplePower ons vooruithelpt. Dat zie je bijvoorbeeld aan Evi, die een dag in de week bij ons in Delft op locatie werkt. Ook als er op de andere dagen iets is, is PeoplePower altijd goed bereikbaar. Als de situatie erom vraagt, heeft PeoplePower bovendien de flexibiliteit en de capaciteit om snel op te schalen. Ook dat is een voordeel van een organisatie met zo’n groot team van specialisten.”

Alles onder één dak

Evi herkent zich in de woorden van Wouter. “Het contact met het team van Deltares is zo goed dat ik nooit het gevoel heb dat ik een externe medewerker ben. De samenwerking verloopt bijzonder prettig.” Wouter valt haar bij. “Het bevalt ons heel goed dat we ons volledige tekeningenbeheer, van E- en W-installaties en veiligheidstekeningen tot facility, compliance en bouwkundige tekeningen, bij één gespecialiseerde partij kunnen onderbrengen. PeoplePower groeit als het ware met ons mee. Dankzij hun professionaliteit heb ik er alle vertrouwen in dat zij de capaciteiten in huis hebben om ons ook bij toekomstige vraagstukken goed te kunnen blijven begeleiden.”