Honderden strekkende meters aan ordners met gebouwtekeningen inventariseren

Vele honderden gebouwtekeningen die gedeeltelijk digitaal staan opgeslagen en gedeeltelijk over tal van fysieke locaties verspreid liggen - vind daartussen maar eens vlot die ene tekening die je zoekt. Zeker als het gaat om zo’n 600 strekkende meter aan ordners met fysieke gebouwtekeningen, zoals bij KLM, is dat een tijdrovende en vrijwel onmogelijke opgave. En dus riep 4AMS, dat de gebouwen van de luchtvaartmaatschappij beheert en onderhoudt, de hulp van PeoplePower in. Hoe dat bevalt, vertelt projectleider Ron Dondorp namens 4AMS.

Monsterklus

Het is een druilerige decemberdag als we Ron en onze collega opzoeken in Amersfoort. Omringd door zo’n 120 volle archiefkasten wacht hen de schone taak om circa 600 strekkende meter aan ordners met (soms decennia oude) gebouwtekeningen te inventariseren, te archiveren en uiteindelijk ook te digitaliseren. De stemming is er gelukkig niet minder om. “Het goed archiveren van zoveel gebouwinformatie is met recht een monsterklus. We wisten nauwelijks waar we moesten beginnen en daarom hebben we deze klus steeds voor ons uit geschoven”, bekent Ron onomwonden. Dat veranderde toen PeoplePower in beeld kwam.

Goed doorpakken

“Gelukkig pakt PeoplePower goed door, en zo staan we hier samen alles uit te zoeken. Dat PeoplePower hier ook is om de handen uit de mouwen te steken, kenmerkt hun bereidwilligheid om te helpen. We hebben PeoplePower leren kennen als een zeer betrokken partij die altijd wil meedenken en meewerken. Dat zij hier vandaag ook zijn om te helpen alles uit te zoeken, is daar een heel concreet voorbeeld van, maar we ervaren dat ook als we voor andere vragen hun hulp inroepen. Het team van PeoplePower is zo sterk op elkaar ingespeeld dat onze vragen altijd snel worden beantwoord. Dat helpt ons om goed door te kunnen pakken. Weinig partijen doen dat zo goed als PeoplePower”, vertelt Ron.

Geen weken wachten

Het inventariseren en archiveren de gebouwtekeningen van KLM om in de nabije toekomst overzicht, snelheid en kwaliteit te kunnen waarborgen. Ron: “KLM bewaarde de tekeningen van haar gebouwen op verschillende digitale en fysieke plekken. Hierdoor was het soms erg lastig om vlot de juiste tekening te vinden die je net op dat moment nodig hebt. We hadden binnen 4AMS weliswaar een eigen afdeling waar we tekeningen konden opvragen, maar die was niet in staat om de tekeningen snel genoeg aan te leveren. Als er een storing is die met spoed moet worden opgelost, wil je niet twee weken op een tekening hoeven wachten.”

Centrale database

“Ook merkten we dat het bijna onmogelijk is om de kwaliteit van de tekeningen te waarborgen als er geen centrale plek is waar alle tekeningen worden bewaard en beheerd. Daarom zijn we blij dat we nu samen met PeoplePower een centrale database bouwen”, aldus Ron. In die database staan alle tekeningen straks overzichtelijk op één plek en wordt bovendien de juistheid van de tekeningen goed in de gaten gehouden. “Dat is cruciaal voor ons om het assetmanagement voor KLM goed te kunnen doen. Voldoende en actuele data en een systeem waarmee we alle gebouwinformatie up-to-date kunnen houden, helpen ons niet alleen om gebouwen goed te kunnen beheren en onderhouden, maar ook om KLM veel beter te kunnen adviseren over toekomstige beslissingen als het gaat om bijvoorbeeld onderhoud, investeringen en risico’s.”

Echte specialist

De keuze voor PeoplePower was een hele bewuste, licht Ron toe. “We hebben diverse adviesbureaus met elkaar vergeleken, maar voor vrijwel al die adviesbureaus gold dat ze tekeningbeheer er een beetje bij doen. Wat ons zo aansprak in PeoplePower is dat tekeningbeheer hun core business is. Ook het moderne systeem waar PeoplePower mee werkt, sluit perfect aan op wat we bij 4AMS zochten. Meer dan bij andere bureaus voelden we bij PeoplePower de overtuiging dat zij ons echt begrijpen en haarfijn aanvoelen wat wij nodig hebben.”

Meedenken naast de opdracht

Dat goede gevoel maakt PeoplePower in de praktijk ook waar, vertelt Ron. “Eén van de dingen die ik erg waardeer in PeoplePower is dat ze verder denken dan alleen de opdracht. Als wij tegen een probleem aanlopen, lossen zij dat op. Toen we voor onze stakeholders bijvoorbeeld een training over AsBuilt wilden organiseren, was het een flinke klus om de uitnodigingen en inschrijvingen goed te laten verlopen. Toen heeft PeoplePower ons geholpen door, buiten de opdracht om, een systeem te ontwikkelen waarmee we dat alsnog in goede banen konden leiden. Dat extra stukje service, dat proactieve meedenken, dat waarderen we enorm!”