Tekeningenbeheer binnen de zorg is dynamisch proces

De laatste vijftien jaar is de zorg het terrein van grote veranderingen. Privatisering, professionalisering en schaalvergroting hebben grote gevolgen voor de organisatie van het vastgoedbeheer. Hoe krijg en houd je overzicht in je tekeningenbeheer en hoe zorg je ervoor dat met zo weinig mogelijk tussenkomst van mensen de tekeningen beschikbaar zijn? Projectleider Paul van Rijn van de afdeling Onderhoud bij Vastgoedbeheer geeft antwoorden op deze vragen.

“De Parnassia Groep is met bijna 9.000 medewerkers de grootste aanbieder van geestelijke gezondheidszorg in Nederland”, vertelt hij. Omdat de zorg moet zorgen, is het vastgoedbeheer van ruim 500 gebouwen van Texel tot Ossendrecht ondergebracht in een zelfstandig bedrijf. De diverse zorgbedrijven huren de gebouwen. Paul: ”Het is een dynamisch geheel van behandelcentra, kantoren en woningen. Een deel van de locaties is eigendom, maar ook wij huren weer van derden. Er zijn nu minder bedden dan vroeger en er is meer dagbehandeling en woonbegeleiding. En dus krijgen gebouwen een andere bestemming of stoten we ze af. We focussen op kwaliteit en privacy voor patiënten en kiezen er daarom voor sommige paviljoens te verbouwen of te slopen en opnieuw te bouwen.”

Veel minder medewerkers

Het vastgoedbedrijf heeft zo’n veertig medewerkers, terwijl nog geen twintig jaar geleden alleen al voor de regio Den Haag meer dan twee keer zoveel medewerkers, inclusief tekenaars beschikbaar waren. Paul: “We besteden bijna al het onderhoud uit en regelen meer centraal. Die stap hebben we ook voor het tekeningenbeheer gezet. Hierdoor kunnen we grote besparingen realiseren en dat geld vloeit rechtstreeks naar de zorg.”

15.000 tekeningen

Met al dat samengaan, samenwerken, afslanken en verhuizen is het overzicht over de inmiddels 450.000 m2 gebouwoppervlak kwijtgeraakt. Paul: “Ga in een grote berg van meer dan 15.000 tekeningen maar eens aan de slag met de volgende vragen:

Keuze voor PeoplePower

Bovendien is niet alles volgens dezelfde structuur opgeslagen. “Tekeninginfo en -namen zijn niet uniform. De tekeningen staan deels centraal op een server en deels op lokale systemen op de diverse locaties. En er duiken regelmatig cd’s met tekeningen op uit kasten en verhuisdozen. Na een uitgebreide aanbesteding met een pilotproject voor meerdere locaties hebben we de keus gemaakt voor PeoplePower. De verhouding tussen prijs en kwaliteit gaf de doorslag.”

Structuur aanbrengen

Het is een flinke klus om overzicht en structuur te brengen in het tekeningenbeheer van de Parnassia Groep. Paul: “De eerste stap was het implementeren van de structuur zoals we die in de hele organisatie gebruiken. Heel logisch: geen onduidelijke gebouwnummers maar gewoon locaties en straatnamen. Vervolgens zijn dubbele tekeningen zoveel mogelijk eruit gehaald. Tekeningen zijn vergeleken op naam, bestandsgrootte en datum. De ruim 10.000 overgebleven tekeningen zijn voorzien van een nieuw kader en stempel.”

Tekeningen in Webviewer

Een volgende stap is het beschikbaar stellen van de tekeningen voor anderen binnen en buiten de organisatie. Van alle tekeningen is een pdf beschikbaar via de Webviewer. Paul: ”Dat niet iedereen zomaar bij alle tekeningen kan, spreekt natuurlijk voor zich. Projectleiders en -managers, facilitair coördinatoren en assistenten en een enkele externe aannemer kunnen met een inlog een pdf van iedere tekening viewen, printen en downloaden. De dwg moet bij PeoplePower worden opgevraagd en binnen een bepaalde tijd aangepast retour zijn. De dwg wordt als uitgegeven geregistreerd en is dan even niet beschikbaar voor anderen. Groot voordeel is natuurlijk dat we geen CAD-licenties meer nodig hebben.”

Alle locaties up-to-date

Paul: “Qua beschikbaarheid van de tekeningen hebben we nog wel een slag te winnen. Niet iedereen is doordrongen van het belang van tekeningenbeheer. Van de ene locatie is het archief op de Webviewer zo goed als up-to-date. Van een andere locatie staan nog verschillende versies van plannen en uitvoeringstekeningen op de Webviewer. We willen natuurlijk dat de Webviewer een beeld geeft van de actuele situatie. Ik denk dat PeoplePower daar een proactieve rol in kan spelen door ons een deel van het werk uit handen te nemen en met goede vragen ons uit te dagen het archief voor alle locaties up-to-date te krijgen.”

Handig: een CAD-procedureboek

De Parnassia Groep heeft samen met PeoplePower een CAD-procedureboek gemaakt. Dat zorgt ervoor dat de tekeningen uniform worden. De controle hierop ligt bij PeoplePower. Tekeningen die binnenkomen worden met behulp van een automatisch controlescript gecontroleerd op bijvoorbeeld naam, wijzigingsdata, lagengebruik en invulling van het stempel. Daarna gaat er een handmatige check overheen op de inhoud van de tekening. Als het niet klopt, stuurt PeoplePower de tekening met opmerkingen retour en zorgt ervoor dat de tekening binnen een bepaalde tijd correct beschikbaar komt in de Webviewer. Paul: “Het is belangrijk dat het gebeurt en het grote voordeel is dat het ons intern geen tijd meer kost. Dat is werk voor specialisten.”

Ad hoc aanpak

Omdat je met een grote hoeveelheid bestaande tekeningen werkt, is er gekozen voor een ad hoc aanpak. Bij nieuwbouw gelden natuurlijk de CAD-afspraken. Bij aanvraag van tekeningen van een bestaande locatie wordt gecheckt welke tekening het meest recent is. Bij uitgifte van een bouwkundige tekening past PeoplePower deze eerst aan. Voor de technische tekeningen geldt dat verbouwingen en compleet nieuwe installaties volgens de procedures in de tekening moeten komen.

Betere kwaliteit en tijdswinst

Paul: “Wat ik heb gemerkt is dat je organisatie overtuigd moet zijn van het belang en de impact van goed tekeningenbeheer. Als je niet met een opgeschoonde kast met tekeningen begint, is zo’n groot project niet van het ene op het andere moment afgerond. Maar het resultaat is de moeite waard: actuele tekeningen die beschikbaar zijn voor het bekijken van de situatie en het maken van plannen. Het outsourcen van je tekeningenbeheer levert je uiteindelijk veel op in tijd en kwaliteit.”

Over de Parnassia Groep

De Parnassia Groep is de grootste GGZ-instelling van Nederland en heeft bijna 9.000 medewerkers. De dagbehandeling, woonbegeleiding en het beddenaanbod vindt vooral plaats in de regio’s Den Haag, Rotterdam en Noord-Holland. Het vastgoedbedrijf beheert ruim 500 gebouwen. Dit zijn behandelcentra, kantoren en woningen van Texel tot Ossendrecht. De Parnassia Groep bestaat uit zeven zorgbedrijven en twee ondersteunende bedrijven: Parnassia - Bavo Europoort - Dijk en Duin - Brijder - Palier - Lucertis - PsyQ - Service Centrum – Zorgservice